Financiën

Financieel beleid en beheer
De samenwerkingsverbanden werken met een begrotingscyclus per kalenderjaar. De begroting wordt opgesteld voor het aankomende kalenderjaar en sluit aan bij het jaarlijkse activiteitenplan. De begroting is geïntegreerd met de meerjarenbegroting voor de vier daaropvolgende jaren. Daarmee kunnen we besluiten in meerjarig perspectief bezien en houden wij rekening met mogelijke meerjarige financiële consequenties van beleidsmatige keuzes. De meerjarenbegroting heeft als belangrijkste doelstelling de realisatie van de ambities en doelstellingen vanuit het ondersteuningsplan en het daarvan afgeleide activiteitenplan. De begroting wordt besproken met de controllers, in de ALV (deelnemersraad), de OPR en de Raad van Toezicht en vormt na vaststelling de financiële leidraad voor de uitvoering van de activiteiten van het samenwerkingsverband in het komende jaar.

Via onze periodieke rapportages houden we zicht op de belangrijkste ontwikkelingen, zowel inhoudelijk als financieel. Deze rapportages geven inzicht in de exploitatie van de samenwerkingsverbanden, en geven een integraal beeld van de realisatie van de doelstellingen van de samenwerkingsverbanden. De rapportages worden besproken met de ALV en de Raad van Toezicht.

Het financieel beleid is er op gericht zoveel mogelijk middelen in te zetten in het kader van de doelstellingen, en geen bovenmatige reserves aan te houden. In geval sprake is van bovenmatige reserves, worden deze onderbouwd ingezet door deze op te nemen in de meerjarenbegroting.

De samenwerkingsverbanden hebben de financiële administratie en personeels- en salarisadministratie uitbesteed aan het administratiekantoor Groenendijk, en worden in het beheer van de financiën ondersteund door een externe controller. Groenendijk draagt zorg voor de primaire vastlegging van gegevens. De controller is het eerste aanspreekpunt voor alle in- en externe financiële aangelegenheden, financiële rapportages, (meerjaren)begrotingen en financiële jaarverantwoordingen. Daarnaast bewaakt de controller de relatie met en de werkzaamheden van het administratiekantoor.

De samenwerkingsverbanden beschikken over een beschrijving van de Administratie Organisatie (AO) en Interne Controle (IC), waarin de werkprocessen en interne controles zijn vastgelegd. Een procuratieschema en een treasurystatuut maken onderdeel uit van de protocollen waarmee het financieel beheer wordt uitgevoerd. Deels steunen wij daarbij op de interne beheersingsmaatregelen die binnen administratiekantoor Groenendijk zijn genomen ten aanzien van functiescheiding en betalingsverkeer.

Het jaarverslag en de jaarrekening van de samenwerkingsverbanden worden jaarlijks opgesteld conform de daarvoor geldende richtlijnen van het ministerie van OCW en gecontroleerd door een onafhankelijke accountant. In een accountantsverslag geeft de accountant haar bevindingen en adviezen aan. De samenwerkingsverbanden zijn verplicht de jaarstukken jaarlijks uiterlijk voor 1 juli aan te leveren bij OCW.

Ons financieel beleid
We streven naar het creëren en behouden van een gezonde financiële positie met als uitgangspunt een begroting waarin baten en lasten in meerjarenperspectief met elkaar in evenwicht zijn. Dat doen we door:

• de benodigde meerjarige reservepositie te koppelen aan de richtlijnen van de Inspectie en deze te toetsen aan de periodieke risico-inventarisatie en de meerjarige ontwikkeling van het leerlingenaantal;
• het eventueel aanwezige bovennormatief vermogen in te zetten voor de aangesloten scholen en besturen;
• te sturen op het verhogen van het aantal leerlingen op een reguliere school (toewerken naar stabilisatie van de deelnamepercentages van het vso en het aantal TLV’s op 3,5%, en de financiële consequenties daarvan);
• bij het toekennen van middelen onderscheid te maken tussen structurele ondersteuningsmiddelen en incidentele middelen voor nieuw beleid en kwaliteitsverbetering. Zo dagen we de scholen uit zich te ontwikkelen en het onderwijs te innoveren. De begroting is daarom (grotendeels) gekoppeld aan het activiteitenplan;
• de begroting in te richten op basis van de in dit ondersteuningsplan beschreven pijlers en thema’s, zodat de inhoud van het ondersteuningsplan ook in financiële zin zichtbaar is;
• de aangesloten scholen en besturen te informeren via onze begrotingen, rapportages en plannen over de beschikbare ondersteuningsmiddelen op de middellange termijn, zodat ze hun eigen beleid en planning hierop kunnen afstemmen.

Inkomsten en uitgaven
De inkomsten van de samenwerkingsverbanden bestaan grotendeels uit Rijksbijdragen. Deze zijn gebaseerd op het leerlingenaantal in de samenwerkingsverbanden per 1 oktober van het daaraan voorafgaande jaar. De bekostiging voor de vso- en PrO-scholen wordt door het Rijk rechtstreeks aan hen uitgekeerd en in mindering gebracht op de inkomsten voor de samenwerkingsverbanden.

Naast de reguliere rijksbijdragen ontvangen we incidenteel aanvullende gelden. Denk aan specifieke Rijkssubsidies op aanvraag, aanvullende Rijksmiddelen op basis van landelijke regelingen of geoormerkte projectgelden vanuit gemeenten en uitvoeringsorganisaties.

De uitgaven bestaan grotendeels uit de overdrachten aan schoolbesturen voor lichte en extra ondersteuning, bekostiging van specifieke voorzieningen en arrangementen. Verder besteden we een deel van de middelen aan innovatie, ontwikkeling, ontmoeting en verbinding, management en organisatie en het voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Verdeelmodel ondersteuningsmiddelen
We verdelen de ondersteuningsmiddelen onder de scholen op basis van een verdeelmodel en een verdeelsleutel. In onderstaande tabel is de verdeling van de middelen per samenwerkingsverband uiteen gezet.

In bovenstaande tabel is nog geen rekening gehouden met de financiële consequenties van mogelijke invoering van directe bekostiging van het PrO met ingang van 2028 en evenmin met de mogelijk landelijke wijziging van de bekostiging van de samenwerkingsverbanden vo voor LWOO-beleid.

De samenwerkingsverbanden beogen de verdeling van de middelen aan te passen en waar mogelijk te uniformeren. Dit in lijn met de strategische koers (focus op het versterken van de context en groepsgerichte interventies) en de verwachte nieuwe wijze van bekostiging.

Inzet overige middelen
De samenwerkingsverbanden nemen jaarlijks in de begroting middelen op voor toekenning aan specifieke voorzieningen en innovatieprojecten die vanuit schoolbesturen worden uitgevoerd in lijn met het ondersteuningsplan. Naast de financiële geldstroom naar scholen en besturen, zoals hierboven beschreven, is er voor de scholen ook ondersteuning vanuit de samenwerkingsverbanden beschikbaar in de vorm van personele expertise. Deze bestaat grotendeels uit inzet van de consulenten in dienst van de samenwerkingsverbanden en bestedingen voor het versterken van professionals in de scholen en kennisdeling. De totaal beschikbare bedragen voor deze ondersteuning in natura wordt jaarlijks in de begroting opgenomen onder de noemer ‘Uitvoeringsorganisatie swv’.

Ten slotte besteden de samenwerkingsverbanden een deel van de middelen aan de kosten van management & organisatie. Dit betreft kosten van activiteiten en functies die noodzakelijk zijn voor een goede organisatie van de samenwerkingsverbanden en taken die moeten worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat de samenwerkingsverbanden aan de wettelijke verplichtingen kunnen voldoen. Management & organisatie is faciliterend voor het primaire proces en omvat o.a. de kosten van de interne organisatie, communicatie, overlegstructuren, beleidsvorming en kwaliteitszorg.

Financiële commissie
De Raad van Toezicht heeft uit zijn midden een financiële commissie ingesteld, welke een adviserende functie heeft. De commissie ondersteunt en adviseert de Raad van Toezicht bij het uitoefenen van het toezicht, bereidt beslissingen voor en treedt op als gesprekspartner en klankbord van de directeur-bestuurder en controller. De Raad van Toezicht behoudt het integrale toezicht.

Treasurybeleid
Het doel van ons treasurybeleid is de benodigde geldmiddelen beschikbaar te stellen, de rente te maximaliseren en de financiële risico’s te minimaliseren. De samenwerkingsverbanden doen dat onder meer door gebruik te maken van de faciliteit schatkistbankieren. Dit betekent dat de rijksgelden zo lang mogelijk bij het ministerie van Financiën blijven en pas de schatkist verlaten als wij ze nodig hebben voor het uitvoeren van onze publieke taken. Daardoor is ons kasbeheer doelmatiger, hebben we minder overtollige middelen en voorkomen we negatieve rente. Er wordt geen vermogen geplaatst in aandelen of andere belangen en er worden geen leningen verstrekt.

Vangnetregeling
Als gevolg van de invoering van de nieuwe bekostigingssystematiek is de groeiregeling voor het vso komen te vervallen. De samenwerkingsverbanden zijn verplicht om een vangnetbepaling op te nemen voor vso–scholen die te maken krijgen met een meer dan gemiddelde toename in het aantal leerlingen na de teldatum van 1 februari. Landelijk is een concept vangnetregeling uitgewerkt. De samenwerkingsverbanden nemen de concept vangnetregeling niet over. Indien de toename van het aantal leerlingen uit onze regio leidt tot extra kosten (bijvoorbeeld de start van nieuwe groepen), waar geen bekostiging tegenover staat en waardoor de bedrijfsvoering van de desbetreffende school mogelijk in het geding komt, zullen de samenwerkingsverbanden hiervoor in overleg en onderbouwd aanvullende middelen ter beschikking stellen. We reserveren daarvoor jaarlijks een bedrag in de begroting.

Vermogen en risico’s
Zoals iedere organisatie hebben de samenwerkingsverbanden een buffer nodig om financiële tegenvallers te kunnen opvangen en de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. De risico’s voor een samenwerkingsverband zijn kleiner dan voor een schoolbestuur. Zo is er geen sprake van de exploitatie van gebouwen, hebben samenwerkingsverbanden een beperkte omvang van investeringen (materiële vaste activa) en zijn de werkgeversrisico’s door het beperkte aantal personeelsleden beperkt. De samenwerkingsverbanden zijn primair een faciliterende organisatie die schoolbesturen in staat stellen om passend en inclusief onderwijs te verzorgen. De belangrijkste risico’s van de samenwerkingsverbanden liggen op het gebied van de personele bezetting (o.a. verzuim, zwangerschappen, arbeidsconflicten), de bedrijfsvoering (o.a. contractbeheer, verplichtingen, betalingsverkeer, uitvoering van administratieve processen) en de inhoudelijke uitvoering van de kerntaken (o.a. controle op juistheid en tijdigheid TLV’s).

De Inspectie heeft landelijk als regel (signaleringswaarde) afgegeven dat het eigen vermogen van een samenwerkingsverband maximaal 3,5% van de totale baten mag bedragen, met een minimale risicobuffer van € 250.000. Als het eigen vermogen van een samenwerkingsverband boven deze signaleringswaarde ligt, is sprake van bovenmatig publiek eigen vermogen.

De samenwerkingsverbanden streven dan ook naar een eigen vermogen van maximaal 3,5% van de totale baten en onderbouwen dit periodiek met een onderliggende kwantitatieve en kwalitatieve risicoanalyse. Zo benoemen we bijvoorbeeld in de jaarverslaglegging de actuele risico’s. Jaarlijks toetsen we de werkelijke omvang van het eigen vermogen aan de signaleringswaarde en nemen we maatregelen om het eigen vermogen aan te vullen of af te bouwen.

Financiële doelstellingen
Voor de komende periode hebben we drie financiële doelstellingen:

1. Het ontwikkelen van een nieuw uniform verdeelmodel voor de ondersteuningsmiddelen dat recht doet aan de strategische en actuele ontwikkelingen, evenals de verwachte nieuwe landelijke regelingen.
2. Het bestendigen van de financiële reserves op 3,5% van de totale baten
3. Toewerken naar een deelnamepercentage regulier onderwijs van 96,5%, waardoor minder middelen rechtstreeks naar het vso vloeien. De daarmee vrijgespeelde gelden kunnen jaarlijks beleidsmatig worden ingezet om de context op reguliere scholen te versterken, in lijn met de in dit ondersteuningsplan opgenomen doelstellingen.